到处都在吐槽“无纸化办公”

可能是最近浏览数字化转型相关的内容更多了，今天在刷小红书的时候推给了我好几篇吐槽“无纸化办公”的帖子，可以看到大家都对这个无纸化办公的要求怨声载道。我在下面引用了一篇比较有意思的漫画，基本可以把大家的槽点概括出来了——无纸化办公实际上并没有节约资源、提高效率，反而把原本的流程环节复杂化了，增加了无效工作量。

有纸的“无纸化办公”的亲身经历

这让我想起了去年我们公司也出现了同样的情况，大概经过是财务部门上线了一个新财务系统，以后大家能够直接通过这个系统线上处理各种报销等等的财务工作，不需要再像以往那样向财务部门递交纸质材料了。这个新财务系统的建设前期没有在公司基层做过调研，而是通过直接引入一个大品牌的信息系统产品使用。财务部门风风火火地面向全公司搞系统操作培训，彰显部门做出的成绩，然而我看大家的反应还是一头雾水。在试运营阶段果然出现了各种问题，我发现了两个比较大的问题：

并不能真正做到无纸化：普通员工使用新财务系统报销时，需要将发票等报销凭证等上传新财务系统。理想情况下到这个流程节点往后都应该是全线上的，这才是真正的无纸化。但是根据同事反馈，流程中有些审批节点居然要从系统上打印材料，找到相关审批领导签字后再扫描上传系统。所以这是一个有纸的“无纸化办公”，甚至可能比原流程浪费更多纸张。为此还有位同事在朋友圈吐槽，而后被领导约谈注意影响后删帖。
把财务的核心职责往外推：普通员工使用新财务系统报销时，除了上传相关材料到新财务系统外，居然需要自己选择会计科目。这点要求让普通员工特别抓狂，因为这本来就是财务部门的职责，由专业的财务人员去归类是一个很简单、很快捷的事情，而且这对他们来说熟悉得不能再熟悉了。然而现在情况就是，由于普通员工不懂会计科目，往往需要先通过电话、微信咨询财务人员再去填写系统表单，一个人是这样十个人也是这样。这就造成了普通员工的工作量（咨询）增多了，财务的工作量（回答）也增多了，效率反向优化。

如何真正做到“无纸化办公”？

上面所提到的无纸化办公场景利益相关方有：分管领导、财务部门、普通员工。在分管领导的视角来看，他们对财务数据的获取方便了很多，打开系统就能看到实时数据。在财务部门的视角来看，他们在处理财务工作的时候方便了很多，申请、审批、放款全流程都能通过系统进行跟踪，查阅材料时不需要一件一件地翻文件，但是又要应付普通员工的更多财务知识咨询、系统操作咨询。在普通员工的视角来看，报销工作变得及其复杂，从原本只需要提交纸质材料就完结的一件事，变成了扫描、上传、操作财务系统进行提交、打印审批签字、再扫描、再上传、再提交……

无纸化办公属于数字化的范畴，它的目标是把原本以纸质材料作为信息媒介的线下过程进行数字化设计，形成以电子信号作为信息媒介的线上过程，通过信息系统提高流程中各个环节的流转效率。上面提到的大家遇到的情况，以及我工作中的亲身经历，都是因为背离了数字化的本质——提高效率——才出现这些啼笑皆非的场面，纯粹是为了上系统而上系统。结合上面的情况分析，我认为要真正做到“无纸化办公”必须要：

要有成熟的线下流程作为设计基础，理清整个流程、每个节点的关键要求、运转方式。无论是从0到1建设系统还是采购成熟的信息系统产品，都需要考量对这个流程的匹配度。上述的我公司采购的新财务系统，明显出现和现有流程水土不服的症状。
任何的改动都要从提升整体效率出发，否则不要对成熟的流程做任何改动。只关注局部效率的提升有可能造成整体效率的下降。不能像上面那样，方便了少数的分管领导和财务部门，却给其他更多的部门、更庞大的用户群体带来更复杂的操作，造成整体效率下降。
无纸化的线上流程应与纸质的线下流程具备同样的效力。如果无纸化的线上流程效力不被承认，那这个无纸化的流程是完全没有意义的。例如上述的审批环节，电子签章、电子签名的技术已经很成熟了，却还要从系统打印审批表，找审批人签字后再扫描上传。

在此以我工作中遇到的让人啼笑皆非的“无纸化办公”作为数字化转型反面教材进行讨论，讨论的目的是对数字化转型的本质和内涵进行思考。这类的反例并不意味着所有的无纸化办公就是错误的，只是数字化技术用错了、没有用好造成的结果，更重要的是对此中本质进行分析、思考和改进。

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